Laatst zat ik in een online overleg waarin het alweer binnen twee minuten misging. Iemand kwam te laat binnen met een loeiende microfoon, een ander begon direct zijn scherm te delen en in de chat kwamen ondertussen de eerste losse opmerkingen binnen. Niet dramatisch, maar wel precies genoeg om de focus en kwijt te raken.
Wat me telkens opvalt: veel mensen zoeken de oplossing in βstrakker voorzittenβ, terwijl een groot deel van de rust gewoon zit in de juiste instellingen vooraf. Niet spectaculair, wel effectief.
De tip: regel de belangrijkste vergaderopties vΓ³Γ³r je meeting
In Microsoft Teams kun je als organisator of co-organisator via Vergaderopties een paar dingen slim instellen waarmee je direct meer grip krijgt op je overleg.
Zo werkt het
1. Bepaal wie mag presenteren
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste.
Ga naar je vergadering en open Vergaderopties. Daar kun je instellen wie mag presenteren, bijvoorbeeld:
- Iedereen
- Personen in mijn organisatie
- Specifieke personen
- Alleen organisatoren
Waarom is dit handig?
Omdat je voorkomt dat deelnemers onverwacht hun scherm gaan delen of spontaan de meeting overnemen. Zeker bij trainingen, webinars of grotere overleggen geeft dit veel rust.
2. Gebruik de lobby bewust
Ook de lobby is een onderschatte functie.
Via Vergaderopties kun je bepalen wie direct wordt toegelaten en wie eerst in de lobby komt. Bijvoorbeeld:
- iedereen direct binnen
- alleen personen uit je organisatie direct binnen
- externen of iedereen eerst in de lobby
Dat is handig als je:
- met externe deelnemers werkt
- iets eerst intern wilt afstemmen
- wilt voorkomen dat mensen al binnenkomen terwijl jij nog aan het opstarten bent
3. Beperk wie zijn microfoon of camera mag gebruiken als dat nodig is
Bij sommige soorten meetings wil je meer controle. In Teams kun je als organisator tijdens of vooraf bepalen of deelnemers hun microfoon of camera mogen gebruiken.
Dat is vooral nuttig bij:
- grotere informatiesessies
- lessen of trainingen
- bijeenkomsten waarin één of twee mensen presenteren
4. Zet de meetingchat bewust aan of uit
Dat lijkt simpel, maar het effect is groot:
- chat aan β handig voor vragen, links en interactie
- chat uit β handig als je afleiding wilt voorkomen of alles mondeling wilt laten verlopen
Voor veel vergaderingen is chat prima. Maar bij sommige sessies levert hij vooral ruis op.
5. Wijs vooraf co-organisatoren aan
Als je meeting belangrijker is dan βeven snel overleggenβ, werk dan niet alleen.
Wijs een co-organisator aan, zodat iemand anders ook kan helpen met:
- personen toelaten uit de lobby
- deelnemers beheren
- praktische ondersteuning tijdens de meeting
Dat maakt je vergadering minder kwetsbaar. Jij hoeft dan niet tegelijk inhoud, techniek en orde te bewaken.
Waarom is dit zo handig?
Omdat veel onrust in Teams-meetings niet ontstaat door βlastige deelnemersβ, maar door te weinig keuzes vooraf.
Als je vooraf regelt:
- wie mag presenteren
- wie direct binnenkomt
- of chat nodig is
- wie meehelpt als co-organisator
dan voorkom je al een groot deel van de chaos.
Het mooie is: je hoeft daarvoor geen ingewikkelde Teams-expert te zijn. Je hoeft alleen even te weten waar je moet kijken vΓ³Γ³r de meeting start.
π Tip van de 365specialist:
Maak voor jezelf een simpel onderscheid tussen overleggen, trainingssessies en informatiebijeenkomsten.
Gebruik niet elke keer dezelfde Teams-instellingen, maar pas je Vergaderopties aan op het type sessie.
Een open teamoverleg vraagt iets anders dan een training of directie-update. DÑÑr zit vaak het verschil tussen βredelijk verlopenβ en βstrak geregeldβ.
Meer van dit soort praktische Microsoft 365-tips?
Bekijk de andere tips op 365specialist.nl of neem contact met me op als je hulp wilt bij het gebruik van Copilot, Outlook, Teams, SharePoint of andere Microsoft 365 applicaties.
π Neem gerust contact met me op β ik denk graag met je mee om ook slimmer te gaan werken met MS365..