Een veelgehoorde frustratie bij Microsoft Forms is dat je geen e-mail ontvangt wanneer iemand een formulier invult. Zeker als je snel wilt reageren of inzendingen wilt doorsturen naar collega’s, is dat behoorlijk onhandig.
Gelukkig is dit supersnel op te lossen met Power Automate. In minder dan 2 minuten regel je dat elke nieuwe Forms‑inzending automatisch in je mailbox verschijnt — compleet met alle antwoorden.
Zo maak je een automatische e-mailmelding in Power Automate
Volg deze eenvoudige stappen:
- Ga naar https://make.powerautomate.com
- Klik in het menu aan de linkerzijde op ‘Create‘
- Kies ‘Automated cloud flow’ en geef de flow een naam
Bijvoorbeeld: E-mailmelding bij Forms-inzending - Zoek naar de trigger:
‘When a new response is submitted‘ van Microsoft Forms - Klik op de knop ‘Create‘
- Klik op de trigger ‘When a new response is submitted‘.
- Maak een nieuwe connectie.
- Selecteer jouw formulier uit de lijst.
- Voeg daarna een actie toe:
‘Get response details’ in de groep ‘Microsoft Forms’.
→ Hiermee kun je de concrete antwoorden in de e-mail opnemen. - Kies bij ‘Form Id‘ nogmaals jouw formulier uit de lijst
- Bij ‘Response Id‘ voeg je dynamische inhoud toe en kies je ‘Response Id’ van de eerder toegevoegde trigger ‘When a new response is submitted‘.
- Voeg vervolgens nog een actie toe:
‘Send an email notification (V3)‘ - Vul het e-mailadres en onderwerp in en gebruik bij ‘Body‘ de dynamische inhoud om de gegeven antwoorden toe te voegen vanuit de actie ‘Get response details’
- Klik ten slotte bovenaan op de knop ‘Save‘ om de nieuwe werkstroom op te slaan.
Klaar! Vanaf nu krijg je bij elke inzending een duidelijk mailtje met daarin alle gegevens die zijn ingevuld.
Kan het ook iets makkelijker? Ja zeker!
- Ga naar https://make.powerautomate.com
- Klik in het menu aan de linkerzijde op ‘Templates‘
- Zoek naar het sjabloon ‘Send an email to responder when response submitted in Microsoft Forms‘
- Maak de noodzakelijke connecties
- Klik op de knop ‘Continue‘
- Klik op de trigger ‘When a new response is submitted‘.
- Selecteer jouw formulier uit de lijst.
- Klik op de actie ‘Get response details‘
- Kies bij ‘Form Id‘ nogmaals jouw formulier uit de lijst
- Klik ‘Condition‘ open en klik bij ‘True‘ op de actie ‘Send an email (V2)”
- Vul bij ‘To‘ je eigen e-mailadres in, verander eventueel het onderwerp en gebruik bij ‘Body‘ de dynamische inhoud om de gegeven antwoorden toe te voegen vanuit de actie ‘Get response details’
- Klik ten slotte bovenaan op de knop ‘Save‘ om de nieuwe werkstroom op te slaan.
Waarom deze oplossing ideaal is
- ✔️ Je mist nooit meer een inzending
- ✔️ Je kunt de mail naar meerdere collega’s sturen
- ✔️ Je kunt de mail lay-out zelf bepalen
- ✔️ Geen extra software of licenties nodig (werkt met een standaard Microsoft 365 licentie)
Hulp nodig? Ik denk graag met je mee.
Lukt het niet meteen, of wil je het liever niet zelf instellen in Power Automate? Geen probleem — ik help je graag verder. Je kunt altijd een afspraak met me maken, dan zorg ik dat jouw Microsoft Forms‑meldingen netjes en automatisch in je mailbox terechtkomen.