Wil je snel inzicht in alle documenten en bestanden binnen een SharePoint-bibliotheek – inclusief alles wat in mappen zit? Dan hoef je absoluut niet alles handmatig door te klikken.
Met een simpele export naar Excel heb je binnen een paar seconden een compleet, overzichtelijk bestandsoverzicht. En het mooiste: elk document blijft gewoon aanklikbaar.
Ideaal voor opruimen, analyses en controle ✅
Zo exporteer je een SharePoint-bibliotheek naar Excel
- Ga naar de documentbibliotheek in SharePoint
- Zorg dat je in de standaardweergave staat (dus niet “compact” of “tiles”)
- Klik bovenin voor Exporteren naar Excel
- Er wordt automatisch een Excel-bestand geopend
✅ Je krijgt nu een lijst met alle bestanden én mappen
✅ Inclusief metadata zoals naam, type, aangepast op, aangepast door
✅ Elk document is direct klikbaar en opent in SharePoint
Let op: dit werkt voor de héle bibliotheek, dus ook alles wat netjes in mappen verstopt zit.
Waarom is dit zo handig?
Deze export wordt vaak onderschat, maar hij is verrassend krachtig. Een paar voorbeelden waarvoor ik ‘m regelmatig zie gebruiken:
🧹 Opschonen van oude documenten
- Sorteer op laatst gewijzigd
- Filter op oude bestanden
- Open documenten direct vanuit Excel om te beoordelen
Perfect voor een grote voorjaarsschoonmaak.
🔍 Inzicht & controle
- Hoeveel bestanden staan er eigenlijk?
- Welke types worden het meest gebruikt?
- Wie past er nog actief documenten aan (en wie al jaren niet meer)?
📋 Overzicht voor audits of overdracht
- Ideaal bij een applicatiebeheer-check
- Of wanneer je een site overdraagt aan een collega of externe partij
🤝 Overleg met collega’s
- Deel het Excel-overzicht
- Laat samen markeren wat weg kan, blijft of gearchiveerd moet worden.
Zonder iedereen in SharePoint te laten rommelen.
👉 Tip van de 365specialist:
Je kunt in Excel natuurlijk filters, sorteringen en kleuren gebruiken om snel structuur aan te brengen. Denk aan:
- Oranje = twijfel / bespreken
- Rood = kan weg
- Groen = behouden
Gebruik je SharePoint veel maar voelt het soms “vol” of rommelig aan?
Dan is deze export vaak dé snelle eerste stap naar overzicht.
Meer van dit soort praktische Microsoft 365-tips?
Bekijk de andere tips op 365specialist.nl of neem contact met me op als je hulp wilt bij opschonen, structuur of governance in SharePoint.
👉 Neem gerust contact met me op – ik denk graag met je mee om ook slimmer te gaan werken met MS365..