We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Je opent een SharePoint-documentbibliotheek en ontdekt dat ineens honderden bestanden verdwenen zijn, overschreven zijn of dat een verkeerde synchronisatie flink huis heeft gehouden. De eerste reactie is vaak paniek. Gelukkig heeft SharePoint een functie die veel beheerders niet dagelijks gebruiken, maar die in zo’n situatie goud waard is: Bibliotheek herstellen.
Wat is Bibliotheek Herstellen?
Met de functie Bibliotheek herstellen kun je een volledige documentbibliotheek terugzetten naar een eerder tijdstip. SharePoint gebruikt hiervoor de versiegeschiedenis van bestanden en wijzigingen binnen de bibliotheek.
Hiermee kun je bijvoorbeeld herstellen na:
- Het massaal verwijderen van bestanden.
- Een foutieve synchronisatie vanuit OneDrive.
- Een ransomware-incident waarbij bestanden zijn gewijzigd.
- Een gebruiker die per ongeluk een grote hoeveelheid documenten heeft overschreven.
Zo werkt het
- Ga naar de betreffende SharePoint-site en open de documentbibliotheek die je wilt herstellen.
- Klik rechtsboven op het tandwiel en vervolgens op Deze bibliotheek herstellen.
- Selecteer een herstelmoment. SharePoint toont een tijdlijn met belangrijke activiteiten (verwijderingen, wijzigingen, nieuwe documenten, verplaatsingen). Kies het moment waarop de bibliotheek nog in de gewenste staat verkeerde.
- Controleer de voorgestelde wijzigingen. SharePoint laat zien welke acties worden teruggedraaid. Controleer dit zorgvuldig voordat je bevestigt.
- Start het herstel. Na bevestiging zet SharePoint de bibliotheek terug naar het gekozen moment.
Welke rechten heb je nodig?
Niet iedereen mag een bibliotheek herstellen.
Je moet minimaal รฉรฉn van de volgende rollen hebben:
- Site-eigenaar (Site Owner)
- Beheerder van de SharePoint-site
Gebruikers met alleen Bewerken– of Lezen-rechten kunnen deze functie normaal gesproken niet uitvoeren.
Wat zijn de risico’s?
Hoewel Bibliotheek Herstellen een fantastische functie is, brengt deze ook risico’s met zich mee.
Nieuwe wijzigingen kunnen verdwijnen
Wanneer je een bibliotheek terugzet naar een eerder tijdstip, worden latere wijzigingen teruggedraaid. Werk dat na het gekozen herstelmoment is uitgevoerd, kan daardoor verloren gaan.
Impact op meerdere gebruikers
Een herstelactie treft de volledige bibliotheek. Andere medewerkers kunnen daardoor documenten kwijt lijken te raken of oudere versies terugzien.
Verkeerd herstelmoment kiezen
Een herstel naar het verkeerde tijdstip kan extra schade veroorzaken en mogelijk een tweede herstelactie noodzakelijk maken.
Niet geschikt voor individuele bestanden
Voor een enkel document is het vaak slimmer om gebruik te maken van:
- Versiegeschiedenis
- Prullenbak
- Bestandsherstel middels een back-up
Bibliotheek Herstellen gebruik je vooral bij grotere incidenten.
Waarom is dit zo handig?
Veel organisaties denken bij verlies van bestanden direct aan een back-up. In veel gevallen is dat niet nodig. Met Bibliotheek Herstellen kun je vaak binnen enkele minuten een complete documentbibliotheek terugbrengen naar een werkende situatie.
Dat scheelt:
โ
Tijd
โ
Frustratie
โ
Externe herstelkosten
โ
Langdurige verstoringen van de bedrijfsprocessen
Voor beheerders is dit รฉรฉn van de krachtigste ingebouwde herstelmogelijkheden binnen Microsoft 365.
๐ Tip van de 365specialist:
Voordat je een bibliotheek herstelt, exporteer of documenteer altijd eerst welke wijzigingen recent zijn uitgevoerd. Zo kun je na het herstel eenvoudiger beoordelen welke documenten eventueel opnieuw moeten worden toegevoegd of bijgewerkt. Een herstelactie is snel uitgevoerd, maar het controleren van de gevolgen kost vaak meer tijd dan het herstel zelf.
Meer van dit soort praktische Microsoft 365-tips?
Bekijk de andere tips op 365specialist.nl of neem contact met me op als je hulp wilt bij het gebruik van Copilot, Outlook, Teams, SharePoint of andere Microsoft 365 applicaties.
๐ Neem gerust contact met me op โ ik denk graag met je mee om ook slimmer te gaan werken met MS365..
De afbeeldingen op deze pagina zijn geheel of gedeeltelijk gegenereerd met behulp van Microsoft Copilot