Laatst sprak ik iemand die zeker wist dat een document kwijt was.
Hij had al tien minuten door mappen geklikt. Vervolgens werden collega’s gevraagd of zij misschien een nieuwere versie hadden. Daarna begon de zoektocht opnieuw in SharePoint.
Uiteindelijk vond ik het document binnen een halve minuut.
Niet omdat ik wist waar het stond, maar omdat ik een SharePoint-functie gebruikte die verrassend weinig mensen kennen: zoekfilters.
De reactie was voorspelbaar. “Dat had ik eerder moeten weten…”
Veel mensen gebruiken SharePoint alsof het een traditionele netwerkschijf is: map openen, map openen, nog een map openen en hopen dat je het juiste document tegenkomt.
Vaak is zoeken sneller.
Zo werkt het
- Open de SharePoint-site waarin je wilt zoeken.
- Gebruik bovenaan het zoekvak.
- Zoek op een deel van de bestandsnaam, onderwerp of inhoud.
- Klik vervolgens op Filters.
- Filter bijvoorbeeld op bestandstype (Word, Excel, pdf, etc.) of wijzigingsdatum;
- De resultaten worden direct verfijnd.
Waarom is dit zo handig?
In veel organisaties wordt SharePoint steeds groter.
Daardoor kost navigeren door mappen steeds meer tijd. Zeker wanneer collega’s documenten opslaan op verschillende plekken.
Met slim zoeken:
β
vind je documenten sneller
β
voorkom je dubbel werk
β
hoef je collega’s minder vaak om hulp te vragen
β
werk je minder afhankelijk van mapstructuren
En misschien nog wel belangrijker: je hoeft niet meer te onthouden waar iets staat. Je hoeft alleen te weten wat je zoekt.
π Tip van de 365specialist:
De beste SharePoint-gebruikers zijn meestal niet degenen die de mappenstructuur uit hun hoofd kennen.
Het zijn de mensen die vertrouwen op zoeken.
Als je merkt dat collega’s vaak vragen “waar staat dat document?”, dan is dat meestal een teken dat de zoekfunctie nog te weinig wordt gebruikt. Een goede zoekcultuur bespaart organisaties verrassend veel tijd.
Meer van dit soort praktische Microsoft 365-tips?
Bekijk de andere tips op 365specialist.nl of neem contact met me op als je hulp wilt bij het gebruik van Copilot, Outlook, Teams, SharePoint of andere Microsoft 365 applicaties.
π Neem gerust contact met me op β ik denk graag met je mee om ook slimmer te gaan werken met MS365..
De afbeeldingen op deze pagina zijn geheel of gedeeltelijk gegenereerd met behulp van Microsoft Copilot