Je kent het vast wel.
Iemand roept door kantoor (of in Teams): βWeet iemand waar dit document staat? Het moet NU af!β
Paniek. Stress. Iedereen door elkaar.
En dan is er altijd die ene collega die rustig blijft, overzicht houdt en precies weet wat er nodig is.
Eigenlijkβ¦ net een EHBOβer op de werkvloer.
Ik zie het bijna overal: iemand krijgt een mail met een belangrijke bijlage, klikt op Downloaden, zoekt later in Downloads waar dat bestand gebleven is, en uploadt het daarna alsnog naar Teams of SharePoint. Soms blijft het bestand zelfs alleen in de mail hangen β βwant daar stond βie toch?β. En zo ontstaat er versiechaos, extra werk en onnodig gedoe.
Op Bevrijdingsdag sta ik altijd even stil bij vrijheid.
En eerlijk is eerlijk: als ik naar sommige agendaβs kijk, dan denk ik soms βdit lijkt meer op een bezette stad dan op vrijheidβ.
Back-to-back meetings, geen pauze, en aan het eind van de dag vraag je je af wanneer je nou Γ©cht gewerkt hebt.
Tijd om jezelf (en je agenda) te bevrijden.
Tijdens mijn vele werkplekbegeleidingssessies zie ik het nog zΓ³ vaak gebeuren: medewerkers die constant tussen vensters wisselen. Even naar Excel, terug naar Outlook, dan weer naar Teamsβ¦ AltβTab, AltβTab. Aan het eind van de dag voelt het alsof je vooral hebt zitten schakelen in plaats van werken. Terwijl Windows hier al jaren een superhandige oplossing voor heeft en je je scherm razendsnel kunt splitsen.
Laatst zat ik met een klant in een Teams-omgeving te werken toen iemand riep:
“HELP! Mijn document is weg!”
Iedereen keek elkaar aan. Per ongeluk verwijderd? Ja. Definitief weg? Nee gelukkig niet. Want wat veel mensen niet weten: Teams heeft gewoon een prullenbak. Je moet alleen even weten waar je moet kijken.
Ik zie het zó vaak gebeuren: iemand schuift wat met tekstvakken, past lettertypes aan, kopieert een slide⦠en na 20 minuten ziet elke dia in PowerPoint er nét anders uit. Ondertussen groeit de frustratie, niet de presentatie.
Ik zie het in bijna elke organisatie terug. Er is een belangrijke mededeling en het bericht wordt netjes in één Teamsβkanaal geplaatst. Even later volgt kanaal twee. En daarna nog een derde. Vaak net iets anders geformuleerd, soms met een kleine aanpassingβ¦ en precies dÑÑr gaat het mis. Mensen missen informatie of vragen zich af welke versie nu de juiste is.
Zo gebruik je de βvoorbereidingsruimteβ (Green room) in Microsoft Teams om te testen, af te stemmen en professioneel te starten.
Je ziet collegaβs razendsnel schakelen tussen Outlook, Teams en Wordβ¦
En jij? Jij klikt, zoekt, klikt nog een keer.
Totdat je denkt: βDit mΓ³Γ©t sneller kunnen.β Spoiler: dat kan ook
Een slide vol tekstβ¦
En jij die denkt: βDit ga ik toch wel vertellen?β
Waarom staat het er dan nog?
Gebruik PowerPoint als ondersteuning, niet als spiekbrief.
